Playbook de Gestao

Por que existe este painel

Quando tudo esta na cabeca e no WhatsApp, tudo vira prioridade e tudo atrasa. O painel existe pra uma coisa so: clareza. Tudo o que a operacao precisa fazer fica visivel, com dono e prazo, num lugar so. Prioridade deixa de ser angustia e vira decisao.

Regra que sustenta tudo: o que nao esta no painel nao existe. A verdade da operacao mora aqui, nao na memoria de ninguem.

A cultura (como a gente trabalha)

Sao cinco principios. Eles valem mais que qualquer regra de ferramenta.

Principio 1

Estrutura antes da escala

Organizar primeiro, crescer depois. Operacao baguncada nao aguenta cliente novo.

Principio 2

A verdade mora no painel

Atualizou o trabalho? Atualiza o card. O painel sempre reflete a realidade, nunca uma versao otimista.

Principio 3

Dono unico

Toda tarefa tem 1 responsavel. "Todo mundo" e "a equipe" nao sao donos. Sem dono, a tarefa nao anda.

Principio 4

Feito e o que o cliente ve

"Fiz" nao e "feito". So e feito quando o cliente consegue ver o resultado entregue.

Principio 5

Ritmo, nao heroismo

Operacao saudavel e cadencia, nao maratona de ultima hora. Urgencia de verdade e rara e tem criterio.

Principio 6

Estrategia so vale quando vira execucao

Ideia que nao virou card com dono e prazo e so conversa. O painel transforma plano em entrega.

O que cada um faz

Gestor

Cinthia

Nao executa tudo. Ela decide a prioridade, acompanha e cobra. Manda no "o que" e no "quando".

Olha o painel e o farol de cada cliente
Decide o que e prioridade estrategica da semana
Destrava o que esta parado
Cobra resultado, nao tarefa solta
Protege o foco do time (segura o "faz isso agora")

Operacao

Bruna

Mantem a maquina girando. Manda no "como" e no "andamento".

Tria as demandas que entram (Intake)
Classifica o que e urgencia de verdade
Executa e move os cards no quadro
Mantem prazos e status sempre atualizados
Avisa cedo quando algo vai atrasar

Triadeflow: estrutura e suporte. Fora do dia a dia. Demanda fora do escopo combinado vira proposta separada, nao tarefa avulsa.

O que e cada coisa no painel

Pensa numa casa.

Espaco de trabalho = a casa

A Mood inteira. Tudo mora aqui dentro. Voce tem uma so: "Mood".

Projeto = a pasta de um cliente

Cada cliente (ex: Amo) ou frente da agencia. Cliente novo = projeto novo.

Itens = as tarefas (os cards)

A unidade de trabalho. Cada coisa a fazer e um item, com dono, prazo e status.

Visualizacoes = os oculos

A mesma lista vista como Quadro, Lista, Calendario ou Planilha. Voce troca conforme precisa.

Ciclos = os periodos

Pacote de tarefas com comeco e fim (ex: "Otimizacao IA - Junho"). Da ritmo ao recorrente.

Modulos = as trilhas

Agrupam tarefas por tema (ex: "Otimizacao da IA"). Modulo e o QUE; ciclo e o QUANDO.

Paginas = o caderno

Documentos: atas, briefings, anotacoes, este playbook. Texto livre, nao e tarefa.

Intake = a portaria

Onde a demanda nova chega antes de virar tarefa. A Bruna tria e organiza aqui.

No menu da casa

Pagina inicial = a recepcao Seu trabalho = a sua mesa Caixa de entrada = os recados Rascunhos = a gaveta Anotacoes = o post-it Novo item = o botao de criar

O ciclo de uma demanda

1. Entrana Caixa de entrada

→

2. Triagemdono, prazo, projeto (Bruna)

→

3. Execucaoa fazer, fazendo, feito

→

4. Feitoo cliente ve (Cinthia acompanha)

Entra (Intake / Caixa de entrada)A demanda nasce aqui. Na mao (alguem cria o card) ou automatica (falou no grupo do WhatsApp, a IA gestora transforma em card).

Triagem (Bruna, todo dia)Pra cada card: define cliente/projeto, dono, prazo e prioridade. So sai da portaria quem tem dono, prazo e um "feito quando X" claro.

Execucao (A fazer to Fazendo to Feito)O dono puxa pra "Fazendo" (maximo 3 por pessoa), executa, e move pra "Feito" so quando o cliente consegue ver.

Acompanhamento (Cinthia)Ela olha o farol, cobra o que travou. Uma vez por semana, ela e a Bruna passam o quadro juntas.

Como criar um card (clique a clique)

Abra a Caixa de entrada (ou o projeto) e clique em Novo item
Titulo com verbo no infinitivo: "Ajustar campanha do Amo"
Defina Dono (1 pessoa), Prazo e Prioridade
Na descricao, escreva o criterio: "Feito quando..."
Salve. Pra andar: arraste entre as colunas ou mude o status

Veja na pratica

O quadro do cliente Amo no painel: cada card com estado, prioridade e prazo, organizado em A fazer, Fazendo e Feito.

As regras de ouro

Todo card tem 1 dono e 1 prazo. Sem isso, nao sai da portaria.

Maximo 3 tarefas em "Fazendo" por pessoa. Pra puxar a quarta, uma sai.

Feito = o cliente consegue ver. Entregue, nao "fiz".

Urgencia real: 1 por vez. Quem classifica e a Bruna. Tudo urgente = nada urgente.

Demanda nao registrada no painel nao existe. WhatsApp vira card.

A rotina (com horario)

Operador / Bruna

Diario (manha, 10 min)

Zerar a portaria: triar tudo que entrou
Olhar o que vence hoje
Puxar pra "Fazendo" o que vai fazer (max 3)
Atualizar status do que andou ontem

Gestor / Cinthia

Diario (rapido, 5 min)

Bater o olho no farol dos clientes
Ver o que esta vermelho (atrasado)
Destravar ou repriorizar o que precisa

Os dois juntos

Semanal: o ritual do quadro (30 min, dia e hora fixos)

Passar o quadro de cada cliente, um por um
Ler o farol e decidir as prioridades da semana
Destravar o que estiver parado e redistribuir se precisar
Sair com clareza do que cada um faz ate a proxima

O acompanhamento (o farol)

A Cinthia gerencia pelo farol, sem precisar entrar em cada tarefa.

Verde: em dia. Segue o fluxo.

Amarelo: vence em ate 2 dias. Atencao, confirmar que esta andando.

Vermelho: tem atraso. Age agora: destrava, repriotiza ou renegocia prazo.

Cobrar e diferente de microgerenciar. A gestao olha resultado e farol, nao fica em cima de cada clique. Se o card esta verde e com dono, confia. Se esta vermelho, age.